Sjedio sam s predsjednicom jedne udruge. Trebala mi je jedna brojka za nešto sasvim drugo, koliko volonterskih sati su prikupili te godine. Gledao sam je kako otvara tri različite Excel tablice, jednu bilježnicu i mail arhivu iz 2022. da nađe taj podatak. Petnaest minuta. Za jednu brojku.

Rekla je nešto što sam čuo već desetke puta prije: “Znam da bi trebalo biti organizirano. Nemam vremena to slagati.”

I tu je stvar. Ona nije lijena, nije neorganizirana osoba. Ona je tajnica udruge, radi to uz redoviti posao i administraciju gura u ponoć kad sve ostalo završi. Excel tablica za članove. Druga za članarine. Bilježnica za blagajnu jer “tako je uvijek bilo”. Zapisnici sastanaka po mailovima, ako uopće postoje.

Nisam ja to prvi put vidio

Radim web stranice za udruge već godinama i kroz te suradnje vidio sam isti obrazac toliko puta da sam prestao biti iznenađen. Tajnik u Excelu. Blagajnik u bilježnici. Predsjednik u panici tjedan prije roka za godišnje izvješće.

Nije problem u ljudima. Problem je što ne postoji alat napravljen za to kako udruge stvarno rade u Hrvatskoj. Postoje skupi sustavi za velike tvrtke s modulima koje nitko iz udruge neće nikad dotaknuti. Postoje generička rješenja iz inozemstva koja ne znaju što je GFI-Neprofit obrazac ili zašto ti treba evidencija volonterskih sati po zakonu. I onda postoji Excel, jer je poznat, besplatan i “nekako radi”.

Dok ne dođe siječanj i netko treba sastaviti godišnje izvješće iz pet različitih datoteka.

Kako je nastao UdrugaPlus

Nisam sjeo jednog dana s idejom da napravim proizvod. Skupljalo se to iz razgovora s desetak, dvadesetak udruga kroz godine. Svaka je imala istu bol, samo drugim riječima. “Ne znamo tko je platio članarinu.” “Novi tajnik ne zna gdje su stari podaci.” “Izvještaj radimo ručno svake godine iznova.”

U jednom trenutku mi je bilo jasno da to nije pet različitih problema. To je jedan problem koji se samo pojavljuje u pet oblika, nema mjesta gdje sve to živi zajedno.

Tako je nastao UdrugaPlus. Ne kao alat koji pokušava biti sve za sve, nego kao alat koji zna točno što udruga u Hrvatskoj treba: evidenciju članova, blagajnu, članarine s uplatnicama, popis imovine, praćenje projekata, putne naloge, volonterske sate. I na kraju godine, izvještaj koji se sam sastavi iz onoga što si već unio tijekom godine, umjesto da ga radiš u panici u zadnjem tjednu.

Zašto mi je to bilo bitno

Mogao sam nastaviti raditi web stranice i ne razmišljati dalje o tome. Ali svaki put kad bih vidio tajnicu udruge kako gubi sat vremena tražeći podatak koji bi trebao biti dostupan u tri klika, pomislio bih isto: ovi ljudi rade nešto vrijedno, a alati koje koriste im to čine težim nego što treba biti.

Udruge koje pomažu djeci, starijima, životinjama, koje čuvaju baštinu ili grade zajednicu, ne bi trebale gubiti energiju na administrativni kaos koji je zapravo rješiv problem. One imaju dovoljno pravih izazova, financiranje, volontere, prostor. Excel tablica ne bi trebala biti jedan od njih.

Što to znači u praksi

Registracija traje par minuta. Ako već imaš Excel s članovima, uvezeš ga i sam povezuješ stupce, nema ručnog prepisivanja stotina redaka. Blagajna, članarine s QR uplatnicama, imovina, projekti, sastanci, sve na jednom mjestu, dostupno s računala, tableta ili mobitela.

Kad dođe vrijeme za godišnje izvješće, ne sastavljaš ga iz pet izvora u zadnji čas. Aplikacija ga sastavi iz onoga što je već uneseno tijekom godine.

Prvih 14 dana je besplatno, bez obveze. Nakon toga, 100 eura godišnje, što je manje nego što košta jedan poslijepodnevni kaos prije roka.

Ono zbog čega sam ovo zapravo napravio

Ne mogu udrugama nabaviti donacije ni napisati projekte umjesto njih. Ali mogu im maknuti dio administrativnog opterećenja koji nikoga ne veseli i nikome ne služi osim birokraciji.

Ako vodiš udrugu, ili poznaješ nekoga tko je tajnik, blagajnik ili predsjednik i svake godine se bori s istim kaosom, pogledaj UdrugaPlus. Napravljen je za vas, ne za to kako neki strani softver zamišlja da udruga funkcionira, nego za to kako udruge u Hrvatskoj stvarno rade.